El personal que se encuentra de baja por IT u otras contingencias, ¿puede acceder a la plataforma de gestor de expedientes? Se ha detectado que algunos empleados acceden a dicha plataforma estando en situación de baja por incapacidad.

¿El administrador podría bloquear su acceso, en base a dicha baja laboral?

Respuesta

Generalmente el personal que se encuentra de baja por incapacidad temporal -IT- u otras contingencias no está prestando servicios en la Administración, aunque se encuentre próxima la fecha de reincorporación del mismo. Asimismo, el gestor de expedientes es una herramienta clave para la gestión municipal, incluso en ocasiones se produce su acceso como consecuencia de que el trabajador está resolviendo alguna duda en relación a algún asunto.

Dicho ello y sentada la finalidad y objeto del gestor de expedientes, como indicamos en diversas consultas, entre otras, la “¿El personal que se encuentra de baja médica puede utilizar el correo corporativo del ayuntamiento? Posibilidad de limitar o inactivar su acceso” en relación al acceso al correo corporativo por trabajadores de baja médica, opinamos que el personal que se encuentra de baja médica no debería utilizar el mismo encontrándose en dicha situación; ahora bien, también entendemos que debería ponderarse el alcance del uso del mismo por parte del personal en cuestión, puesto que si se aprecia un uso puntual, la limitación o inactivación podría considerarse una medida un tanto excesiva, mientras que si dicha utilización se excede en el sentido de utilizarse de una forma continuada en el tiempo, consideramos procedente su limitación o inactivación, de la misma manera que tampoco puede desempeñar sus funciones públicas.

El TS en sentencia del TS de 26 de noviembre de 2007 fija doctrina avalada por el propio TC en sus sentencias de 17 de diciembre de 2012 y de 7 de octubre de 2013 en el sentido de que, por un lado, no cabe duda de que es admisible la ordenación y regulación del uso de los medios informáticos de titularidad empresarial por parte del trabajador, así como la facultad empresarial de vigilancia y control del cumplimiento de las obligaciones relativas a la utilización del medio en cuestión, siempre con pleno respeto a los derechos fundamentales y, por otro lado, en que la expresa prohibición convencional del uso extralaboral del correo electrónico y su consiguiente limitación a fines profesionales lleva implícita la facultad de la empresa de controlar su utilización, al objeto de verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, incluida la adecuación de su prestación a las exigencias de la buena fe.

Por ello, sin conocer el alcance del caso concreto en cuanto al uso del gestor de expedientes estando de baja laboral un empleado público, partiendo de la indicación de que el uso del mismo debe circunscribirse al uso profesional y en consecuencia no puede ser utilizado en la situación de baja laboral por el hecho de que en la misma no se debe ni se pueden desempeñar las funciones del puesto de trabajo, sean las que sean en función de la naturaleza de los mismos, estando la relación de servicios funcionarial o laboral “suspendida” en tanto no se obtenga el alta y la consiguiente reincorporación, consideramos factible que se limite e incluso se bloquee el acceso al gestor de expedientes en los términos indicados, si bien, en defecto de regulación al respecto, podría valorarse el otorgamiento de un trámite de audiencia al mismo, a los efectos de que pueda alegar lo que estime por conveniente.

Conclusiones

1ª. Siguiendo la jurisprudencia del TS es admisible la ordenación y regulación del uso de los medios informáticos de titularidad empresarial, tales como la expresa prohibición del uso extralaboral del gestor de expedientes y su consiguiente limitación a fines profesionales.

2ª. En consecuencia, a nuestro juicio, el administrador podría bloquear el acceso de los empleados públicos en base a dicha baja laboral.