El 1 de enero y el 1 de julio de 2026 son las dos fechas clave para la puesta en marcha de Veri*Factu. Los bufetes de abogados tienen hasta entonces para disponer de un software válido, según cuando les corresponda. No se trata, sin embargo, de solo un cambio en la facturación, sino de un proceso 100% nuevo.
El Real Decreto 1007/2023, conocido genéricamente como Veri*Factu, establece dos opciones para los empresarios y autónomos que facturen electrónicamente: el envío automático de los registros de facturación a la AEAT («Veri*Factu» o Sistemas de Emisión de Facturas Verificables) o la conservación de estos, que más tarde se pueden exigir vía requerimiento (Sistemas de Emisión de Facturas No Verificables o «NO Veri*Factu»). No obstante, se prevé que los despachos de abogados y la mayoría de los empresarios se decanten por la primera alternativa, «Veri*Factu», para una mayor simplicidad operativa y por el hecho de que los softwares adaptados incluyen el envío inmediato, además de cumplir los restantes requisitos que imponen tanto el Real Decreto 1007/2023 como la Orden Ministerial HAC/1177/2024.
Conviene aclarar que lo que recibe la Agencia Tributaria no es cada factura generada -pdf o documento como tal-, sino, efectivamente, un registro de ella. Ahora bien, el registro de facturación es equivalente en datos a la factura, ya que contiene un resumen estructurado de la información esencial que la identifica, así como los elementos de seguridad que garantizan su integridad e inalterabilidad. Por este motivo, de manera habitual se habla simplemente de la recepción “de facturas” por parte de la AEAT.
En la opción «Veri*Factu», automatizada, la fecha de expedición de la factura y la de generación del registro de facturación son idénticas a la de remisión a la hacienda pública. Pero el procedimiento no finaliza ahí, sino que la Administración responde en base a la declaración de impuestos, si detecta que algún dato está erróneo en la factura y, paralelamente, al cliente le llega la factura según el método de envío que quiera establecer la empresa emisora. Esto conlleva, en conjunto, un flujo específico, que pasamos a analizar.
Emisión y envío de cada factura y registro
Con la nueva dinámica, a partir de 2026, cuando una empresa o autónomo elabore una factura no manual, ya no podrá hacerlo con programas como Word o Excel, sino con un software que diseñe las facturas incorporando un código QR que contenga determinados datos obligatorios. A continuación, y si ha escogido la opción «Veri*Factu», el programa que utilice mandará el registro de esa factura a la Agencia Tributaria, de lo que obtendrá un justificante.
En este punto, es necesario añadir que la nueva normativa afecta a todas las facturas, es decir, tanto entre empresas (B2B) como a particulares (B2C). Únicamente quedan exentos los profesionales que empleen métodos de facturación manuales o en papel. Estos, en contrapartida, si emiten facturas B2B deberán adherirse a la facturación electrónica -y, por tanto, a Veri*Factu o TicketBAI – cuando se apliquen las medidas de La Ley de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley 18/2022), denominada comúnmente ‘Ley Crea y Crece’
Verificación por parte del cliente de bufete
Retomando el inicio del protocolo Veri*Factu, el bufete de abogados o negocio en cuestión despachará, a su vez, la factura propiamente dicha al cliente. Dicho documento habrá sido generado por el programa informático con el debido QR, pero en la entrega al pagador no entra en juego la AEAT, sino que se ha de dirigir al destinatario, normalmente, en pdf y por correo electrónico.
Una vez recepcionada la factura, el cliente, gracias al QR, podrá verificar si los datos principales de la factura son correctos y, a su vez, comprobar que esta es auténtica, está registrada y procede de una operación declarada. El resto del proceso no cambia en comparación con cómo se desarrolla actualmente: el cliente puede aprobar la factura, o rechazarla explícitamente. Y si observa un error, al solicitar la rectificación, los cambios ya no se podrán realizar en el mismo archivo -algo que ocurre actualmente cuando se quiere evitar una factura rectificativa-. En 2026, una factura no podrá eliminarse ni modificarse una vez enviada; el original nunca se borrará.
En consecuencia, en todos los casos será obligatorio que el despacho de abogados emita una factura rectificativa, y entonces el protocolo Veri*Factu se iniciará de nuevo: preparación de factura con QR y, automáticamente, remisión del registro a Hacienda en caso de Sistemas de Emisión de Facturas Verificables o «Veri*Factu». Esta dinámica está pensada para garantizar la trazabilidad completa e impedir manipulaciones o borrados no justificados de documentos contables.
La AEAT responde
En el otro lado de este camino, mientras tanto, transcurre la conectividad con la Agencia Tributaria. A cada registro de facturación que llega a la entidad pública, siendo uno por cada factura individual, los softwares válidos habrán añadido un hash, una cadena alfanumérica única que resume los datos de la factura.
Tras ello, el organismo nos puede mandar errores o rechazos de la factura cuando hay un dato mal reportado (ejemplo: añadir un IVA que no existe). Si no la acepta, se debe proceder a confeccionar una factura rectificativa. Y del mismo modo que desde el lado del cliente, si eso sucede comenzará de nuevo la ruta del procedimiento.
LexON Verifactu, software para abogados
Uno de los softwares contables más precisos para el sector legal que está en el mercado es LexON Verifactu, que trabaja siguiendo fielmente la normativa «Veri*Factu». Asimismo, y entre otras funcionalidades, permite que las facturas estén conectadas con los expedientes, lo que puede ayudar enormemente a que los departamentos de administración y contabilidad tengan todo bajo control sin perder el ritmo.
Además, gracias a este software, se valida que todos los campos sean correctos antes de enviar la factura a Hacienda. En el propio software se almacena toda la información que Hacienda puede pedir en caso de inspección.
En LexON Verifactu, cuando el usuario crea una factura con el nuevo formato (incluyendo el código QR), es inmediatamente remitida mediante su registro a Hacienda. Y sin que se tenga que realizar ninguna acción más, la plataforma guarda la propia factura, dos archivos XML con la huella o hash para asegurar la trazabilidad y que no ha habido modificaciones, y la confirmación de que desde la AEAT se ha recibido correctamente el registro de facturación.
Con el mismo programa, el cliente recibe la factura automáticamente (siempre que tengamos su email). En caso de no tenerlo registrado, será el profesional quien elija el método de envío de la factura. Y en cualquier momento que haya que elaborar una factura rectificativa, por reporte de errores -desde Hacienda, o del cliente-, el usuario tiene que solicitar crear una factura rectificativa desde la factura ya generada. Además, una vez que necesite crear una rectificativa, deberá especificar la causa de motivo del cambio y proceder a enviar nuevamente.
En definitiva, LexON Verifactu aporta tranquilidad a los bufetes de abogados ante las nuevas exigencias de facturación, además de agilidad en las diferentes tareas. El software integral de gestión LexON engloba, no obstante, todas las funciones de LexON Verifactu, pero en lo que se refiere a contactos y expedientes abarca muchas más posibilidades.