De forma inminente, Lefebvre va a publicar Veri*factu: guía práctica para entender las nuevas obligaciones tributarias de facturación, para resolver las dudas de sociedades, empresarios y profesionales españoles ante su inminente entrada en vigor a lo largo de 2026. El presente artículo lleva a cabo un esbozo de su contenido.
1. ¿Qué es Veri*factu?
1.1. Objetivos del Reglamento Veri*factu
El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales y la estandarización de formatos de los registros de facturación. Su denominación coloquial, Veri*factu, procede de la expresión «factura verificable«. Su finalidad es permitir la verificación fiscal de las facturas emitidas por quienes desarrollen actividades económicas. En otras palabras, busca prevenir prácticas ilícitas, como la llevanza de una contabilidad B o el uso del conocido como “software de doble uso”, diseñado para ocultar ventas o manipular registros contables.
1.2. El sistema informático de facturación (SIF)
Se considera Sistema Informático de Facturación (SIF) al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:
a) Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
b) Conservar dicha información, ya sea mediante su almacenamiento en el propio SIF o mediante su salida al exterior del mismo, en un soporte físico, de cualquier tipo y naturaleza, o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
c) Procesar la información a través de cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice, pudiendo ser en el propio SIF o en otro, previa remisión de aquella al mismo por cualquier vía, directa o indirecta.
1.3. Opciones de remisión de la información a la AEAT
Se distinguen dos modalidades válidas de remisión de la información del SIF a la AEAT, entre las cuales puede optar el sujeto obligado y que hemos de tener muy claras desde este momento:
a) Modalidad Veri*factu.
También llamada “sistemas de emisión de facturas verificables” y consiste en que el SIF envíe, de forma automática y sin obligación adicional para el contribuyente, los registros de cada factura directamente a la AEAT en el momento de su generación. En otras palabras, cada vez que se emite una factura, el SIF transmite electrónicamente sus datos esenciales a la Sede Electrónica de aquella de forma inmediata (art. 16.1).
b) Modalidad No Veri*factu.
En esta modalidad, de “conservación en el sistema emisor”, el SIF no envía los registros de forma inmediata a la AEAT, sino que los conserva, cumpliendo con todos los requisitos de seguridad.
Los datos de las facturas quedan almacenados de forma segura en el programa, pero no los conoce la AEAT, salvo que se remitan posteriormente, de forma voluntaria o previo requerimiento administrativo.
La normativa permite al contribuyente optar libremente por cualquiera de las dos modalidades (Veri*factu o No Veri*factu) e, incluso, cambiar una por otra con el tiempo, pero con condiciones. Si se elige la modalidad Veri*factu, ha de mantenerse, al menos, hasta la finalización del año natural. El cambio de modalidad debe reflejarse expresamente en la declaración responsable del software y no resulta posible alternarlas factura a factura. Además, en caso de cambio, conservarse y estar disponibles todos los registros generados en la modalidad anterior, de modo que la AEAT pueda integrarlos en los libros registro.
Por último, destacar que la AEAT cuenta con un formulario online de tipo Veri*factu. Esto significa que los pequeños empresarios, que opten por usar esta herramienta gratuita, operan, automáticamente, en esta modalidad. Los que prefieran No Veri*factu tendrán que adquirir un software.
Por nuestra parte nos inclinamos por la primera, ya que evita requerimientos administrativos y fomenta la imagen de cumplimiento normativo (compliance).
2. ¿A quién afecta Veri*factu?
2.1. Sujetos obligados
Quedan obligados:
a) Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
Por ejemplo, una sociedad mercantil, anónima o de responsabilidad limitada, con independencia de su tamaño, así como las sociedades civiles con objeto mercantil.
No están sometidas las entidades totalmente exentas del tributo. Las parcialmente exentas lo aplicarán, exclusivamente, a las operaciones que generen rentas que estén sujetas y no exentas.
b) Los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas. Esto abarca a cualquier trabajador por cuenta propia que deba emitir facturas (comerciantes, freelance, profesionales liberales, etc.).
De alquilar bienes inmuebles como actividad económica (ejemplo: si hay personal contratado a jornada completa o se prestan servicios propios del sector hotelero), estarán obligados. En caso contrario no, ya que lo percibido serían rendimientos del capital inmobiliario.
c) Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
d) Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas (comunidades de bienes, herencias yacentes o sociedades civiles sin objeto mercantil), sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.
e) Los productores y comercializadores de los SIF en las cuestiones relativas a sus respectivas actividades de producción y comercialización, puestos a disposición de los obligados descritos en las letras anteriores.
2.2. Exclusiones
Sin embargo, existen excepciones y exclusiones importantes a esta obligación general:
a) Empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información del IVA (SII).
En el supuesto de un grupo de sociedades, cada una se analiza individualmente. Cuando una de ellas se encuentre en el SII, no se le aplica el Reglamento, aunque otra deba cumplirlo. Eso sí, puede optarse voluntariamente por el SII para unificar criterios dentro del grupo.
b) Sujetos sin obligación de expedir facturas.
No se exige aplicar el registro de facturación Veri*factu respecto de aquellos contribuyentes que carecen de la obligación de emitir factura. Es decir, los contribuyentes por IVA sometidos a los regímenes especiales de la agricultura, ganadería y pesca, recargo de equivalencia (cuando no tributen en el IRPF en el régimen de estimación directa) o simplificado, debido a que no exigen su emisión, salvo casos concretos, como entregas de inmuebles o de solicitarlo su destinatario en los dos últimos y siempre que utilicen un SIF. En cualquier caso, pueden voluntariamente adaptar sus sistemas a Veri*factu, aunque no estén obligados.
c) Residentes en territorios con régimen foral propio (Navarra y País Vasco), que aplican su normativa específica.
2.3. Delegación del cumplimiento
Las obligaciones del Reglamento Veri*factu pueden cumplirse, materialmente, por el destinatario de la operación o por un tercero, siempre que concurra en este la misma condición de destinatario o tercero a efectos de facturación, con facultades otorgadas para llevar a cabo su cumplimiento (ejemplo: un asesor fiscal).
En cualquier caso, esta posibilidad no exime a los obligados tributarios que realicen las entregas de bienes o prestaciones de servicios documentadas en las facturas de la responsabilidad de su cumplimiento.
3. Los registros de facturación
La unidad básica de información que maneja Veri*factu es el Registro de Facturación. Cada acción relevante sobre una factura genera un registro. La normativa define principalmente dos tipos: registros de alta y registros de anulación. Veamos qué son y cómo se manejan, así como la cuestión de las facturas rectificativas.
3.1. Registro de facturación de alta
Es el registro electrónico que el SIF genera por cada factura emitida en el momento de su expedición. Cuando se expide una nueva (ya sea completa o simplificada), inmediatamente el SIF crea un registro de alta que recoge sus datos principales.
3.2. Registro de facturación de anulación
Corresponde a la cancelación de una factura. Si, por ejemplo, se emite por error y debe anularse (dejándola sin efecto total), no se borra el registro original, sino que el SIF genera uno nuevo que referencia al de alta anulado.
En definitiva, en lugar de simplemente eliminar o editar la factura original, se crea un asiento de anulación, manteniendo la trazabilidad (se sabrá que la factura X fue emitida y luego anulada en tal momento). Por supuesto, tras anularla, la primera ya no será válida comercialmente, pero su rastro queda en el SIF.
3.3. Registros de rectificación
La normativa no menciona un “registro de rectificación” separado. Sin embargo, en la práctica, cuando una factura es rectificada mediante otra (ejemplo: emisión de una rectificativa porque la original tenía un error en el importe), eso implica que se emite una nueva (la rectificativa) y, por tanto, se generará un registro de alta para la misma. Adicionalmente, contendrá referencia a la rectificada.
4. ¿Qué impacto tiene Veri*factu en el contenido de la factura?
El Reglamento Veri*factu introduce novedades en el contenido y formato de las facturas que emiten las empresas obligadas. Si bien no cambian las menciones tradicionales obligatorias (NIF, domicilio, descripción, impuestos, etc.), se añaden, en el Reglamento de Facturación, dos elementos gráficos esenciales: un código QR y, en ciertos casos, una leyenda indicativa de “Factura verificable”.
4.1. Código QR en todas las facturas
A partir de la entrada en vigor efectiva de la norma para cada obligado (2026), todas las facturas -completas o simplificadas, en papel o en formato digital-, deben llevar impreso un código QR, que contendrá ciertos datos de las mismas (NIF emisor, fecha, importe, etc. y una URL de la AEAT).
Según la modalidad de cumplimiento adoptada, el QR sirve:
a) En la modalidad Veri*factu para que el destinatario (cliente) coteje si el registro de esa factura está en poder de la AEAT. Escaneando el código (preferiblemente con la app oficial de la AEAT, que se recomienda para máxima seguridad), accederá a un servicio de verificación. La AEAT comparará los datos del QR con los registros recibidos del emisor. Si todo coincide, le mostrará un mensaje confirmando que la factura es “verificable” y está registrada correctamente. En esencia, es una comprobación de autenticidad fiscal.
b) En modalidad No Veri*factu, como la AEAT inicialmente no tiene el registro, el QR permite al destinatario comunicar a aquella los datos de la factura. Al escanearlo, la información mínima de la factura se envía a los sistemas de la AEAT, donde queda constancia de que existe y cuáles son sus datos esenciales. ¿Qué se logra con esto? Por un lado, disuade al emisor de ocultar la operación, ya que la Administración puede contrastar, después, si ese ingreso fue declarado. Por otro, empodera al consumidor/cliente para colaborar en la lucha antifraude de forma sencilla.
En ambos supuestos, el QR es fundamental para que la factura pueda ser considerada completa según la nueva normativa. No incluirlo constituye una infracción de las normas de facturación. Esto implica que las empresas deben adaptar sus plantillas de factura para incorporar este elemento. Los programas informáticos certificados se encargarán automáticamente de generarlo y colocarlo.
4.2. Leyenda “Factura verificable” o “Veri*Factu”
Además del QR, en las facturas emitidas por sistemas de emisión de facturas verificables (es decir, en modalidad Veri*factu), ha de incluirse una indicación explícita de ello. Se aceptan dos formatos equivalentes de esta leyenda:
a) La palabra “VERI*FACTU” (que se usará a modo de logo o sello).
b) La frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”.
Basta con una de las dos, y su presencia indica que esa factura está respaldada por un registro transmitido a la AEAT. Esta mención solo es obligatoria para quienes funcionen efectivamente en modalidad Veri*factu. En la otra no debe aparecer, ya que, en esos casos, la factura no es verificable online (aunque siempre se puede verificar su QR vía envío, pero no consulta).
5. La declaración responsable
Una declaración responsable es un documento en el que el productor del software de facturación manifiesta, bajo su responsabilidad, que el sistema cumple con los requisitos, legales y técnicos exigidos. Este documento tiene efectos jurídicos plenos desde que se presenta: exime de aportar pruebas previas y desplaza el control a un momento posterior, pues la AEAT podrá comprobarla en cualquier momento y sancionar si resulta falsa o inexacta.
Ha de constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones, así como para el cliente y el comercializador en el momento de la adquisición del producto.
6. ¿Desde cuándo es obligatorio aplicar Veri*factu?
Es obligatorio aplicar Veri*factu en las siguientes fechas:
a) 1 de enero de 2026.
A partir de la misma resulta obligatorio el uso de sistemas de facturación adaptados (software certificado) para los sujetos que sean contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
b) 1 de julio de 2026.
Para el resto de sujetos obligados.
Por su parte, los proveedores de software han debido tener sus productos completamente adaptados antes del 29 de julio de 2025. Asimismo, si una empresa contaba con un software de facturación con un contrato de mantenimiento plurianual, ha de ser actualizado.
Hasta esas fechas, las empresas pueden seguir usando sus sistemas actuales sin incurrir en infracción tributaria, eso sí, teniendo presente que sigue prohibido usar software deliberadamente fraudulento.
Cabe mencionar que la AEAT ha habilitado, durante 2025, servicios de prueba y guías para que los contribuyentes y desarrolladores puedan anticiparse. De hecho, es recomendable no agotar los plazos: lo ideal es que la adaptación se lleve a cabo por los primeros durante 2025 de forma progresiva, aprovechando que los programas del mercado ya se encuentran certificados.
Aunque la obligación legal arranca en 2026, nada impide que una empresa empiece a usar un sistema Veri*factu con anterioridad. De hacerlo así debe mantenerlo implantado hasta el 31 de diciembre de 2025.
7. ¿Cómo prepararse para la aplicación de Veri*factu?
Prepararse con antelación es clave para implementar el sistema Veri*factu sin contratiempos. A continuación, se proponen pasos prácticos y consejos dirigidos, en especial, a autónomos y pymes.
7.1. Informarse y analizar la situación actual
Lo primero es comprender qué exige exactamente la nueva normativa y evaluar cómo se está facturando actualmente, respondiendo a las siguientes cuestiones: ¿Utilizas algún programa de facturación, o emites las facturas manualmente en papel o Excel? y ¿Tu software actual ofrece alguna garantía de inalterabilidad o registro de eventos?
Es preciso identificar las brechas entre el sistema actual y los requisitos de Veri*factu. Por ejemplo, de utilizarse un programa básico que permite borrar facturas sin rastro, claramente no los cumple y debe ser reemplazado o actualizado.
7.2. Contactar con el proveedor de software o buscar uno nuevo
Si ya se utiliza un software de facturación o un ERP, hay que consultar con el proveedor los planes para adaptarse a Veri*factu. En caso de que no ofrezca garantías o incumpla la obligación de certificar su producto, es preciso cambiarlo.
7.3. Aprovechar apoyos a la digitalización
La adaptación a Veri*factu puede implicar inversión en software y quizás en hardware (por ejemplo, necesitar un sistema TPV actualizado). Para ello el Gobierno ha promovido ayudas, como el Kit Digital (dentro del Plan de Recuperación), dirigidas a la digitalización de pymes. Es preciso informarse si la empresa es elegible para estas subvenciones, ya que podrían cubrir, total o parcialmente, el coste de adquirir un software de facturación nuevo o la adaptación del existente.
7.4. Formación y adaptación de procesos internos
Introducir un nuevo sistema de facturación conlleva cambios en la operativa diaria. Es esencial formar a las personas que emiten las facturas en el uso del nuevo software y en las nuevas “buenas prácticas” de facturación. Por ejemplo, habrá que acostumbrarse a que cada factura genere un registro electrónico inmediato y quizá a no poder modificar un error, salvo emitiendo una rectificativa (ya no valdrá “borrar y rehacer” sin dejar huella).
Resulta procedente establecer un periodo de prueba para asegurar que todo se entiende. En este sentido, la AEAT proporciona herramientas de prueba y entornos de test para enviar registros (similar a lo que se hizo con el SII), lo cual puede ser útil para verificar que la conexión con AEAT funciona debidamente.
7.5. Decidir la modalidad de funcionamiento (Veri*factu o No Veri*factu)
Tal y como hemos expuesto desde el principio, nos inclinamos por la modalidad Veri*factu, ya que evita requerimientos administrativos y fomenta la imagen de cumplimiento normativo (compliance).
7.6 Implementación técnica y pruebas
Una vez se tenga el software adaptado, es preciso proceder a instalarlo/configurarlo en los equipos. Ello requiere:
a) Asegurarse de que cuenta con los certificados digitales necesarios (por ejemplo, en caso de enviar registros a la AEAT, seguramente el sistema requerirá el certificado electrónico de la empresa para firmar los envíos).
b) Verificar que, en las facturas, aparece el código QR y, si corresponde, la leyenda de “factura verificable”.
c) Llevar a cabo pruebas de emisión de facturas, comprobando la generación de los registros de alta y, de simular una anulación, el registro con su hash.
d) En caso de usarse la modalidad con envío, resulta esencial comprobar la conexión con la AEAT (muchos softwares ofrecen un modo de pruebas para esto).
En definitiva, es mejor detectar y resolver problemas técnicos durante 2025 que descubrirlos con la primera factura “real” en 2026.
7.7. Procedimientos de contingencia
También se hace necesario planificar las actuaciones por si surge algún imprevisto. Por ejemplo, ¿qué pasa si el sistema informático falla un día y no se pueden emitir las facturas? La normativa no prohíbe emitirlas de forma manual en situaciones excepcionales, aunque luego hay que incorporarlas al sistema cuando esté operativo. También puede disponerse del formulario web de AEAT como respaldo, o un sistema secundario.
Igualmente, de operar en modalidad con la modalidad Veri*factu, ¿qué ocurre si se cae la conexión a Internet? Pese a que la normativa no lo especifica aún en detalle, seguramente se permitirá enviar tan pronto se restablezca la conexión.
En definitiva, la preparación pasa por adquirir/elaborar un software conforme a los requisitos de la normativa, formarse en su uso y ajustar la operativa. Aunque pueda parecer complejo al inicio, a largo plazo traerá ventajas (menos carga manual, registros más fiables, etc.). Además, esta inversión en actualización tecnológica coincide con la inminente obligación de facturación electrónica B2B.
Como recurso adicional, recordar que la AEAT pone a disposición de pequeños empresarios un aplicativo gratuito online de facturación. De tener escasa facturación, cabe optar por utilizar esta herramienta, en lugar de adquirir un programa de terceros. No obstante, es necesario evaluar pros y contras (la herramienta pública tendrá limitaciones, por ejemplo, no admite facturas simplificadas). En cualquier caso, la existencia de esa opción asegura que ningún obligado se quede sin solución: habrá forma de cumplir, aunque no se disponga de recursos para un software comercial.