Planteamiento

El ayuntamiento adquiere periódicamente productos de consumo como café, leche y agua, destinados a las dependencias municipales.

El uso de estos productos se extiende tanto al personal que desarrolla sus funciones en el propio ayuntamiento (empleados públicos y cargos electos) como a las visitas y personas externas que, en el marco de reuniones, actos institucionales o gestiones administrativas, son atendidas en dichas dependencias.

En fechas recientes, algunos miembros de la corporación han cuestionado la legalidad y conveniencia de este gasto, refiriéndose a él como “café para funcionarios”, y planteando dudas acerca de si la adquisición de estos productos es un gasto público adecuado y conforme a la normativa vigente.

¿Es conforme a la legalidad la adquisición por parte del ayuntamiento de productos como café, leche y agua para su consumo en las dependencias municipales?

¿Existen limitaciones normativas o presupuestarias que los impidan? ¿O bien se pueden justificar tales gastos?

En caso afirmativo, ¿qué criterios o cautelas deberían observarse para que el gasto quede debidamente justificado y amparado jurídicamente?

¿Cómo sobre la forma más correcta de clasificarlos y justificarlos en la contabilidad municipal?

Respuesta

Lo expuesto en la consulta suele ser muy habitual en las administraciones públicas, en las que existen máquinas expendedoras de agua y de café para el consumo de tanto el personal como de las personas que visitan a la administración. En ocasiones las máquinas pertenecen a un concesionario y por lo tanto para el consumo de los productos que en ellas se expiden se debe de introducir el importe correspondiente en la máquina, pero en otras ocasiones son de libre disposición por parte de los usuarios.

Entendemos que el gasto queda justificado, en ocasiones porque así se prevé en el Convenio con el personal laboral o Acuerdo con los funcionarios, y, en otras, entenderíamos que quedaría justificado como gastos de protocolo del ayuntamiento.

Como decíamos en la consulta “Límites a las indemnizaciones por desplazamientos del alcalde con dedicación exclusiva en aplicación de lo dispuesto en el RD 462/2002”, no existe una definición legal de qué son gastos protocolarios y de representación, por ello la sentencia de la AP Sevilla de 27 de julio de 2016, considera que son los propios presupuestos anuales de cada ayuntamiento los que determinan la cuantía destinada a estos gastos, y en su caso, la definición o determinación de qué gastos tendrán dicha consideración.

Esta sentencia trae a colación otra del Tribunal de Cuentas de 13 de noviembre de 2003, que considera que en defecto de previsión legal y de regulación en las Bases de Ejecución de los Presupuestos, los gastos protocolarios y de representación deben aparecer vinculados a las funciones representativas que corresponden a las autoridades, el acto de disposición ha de tener relación con la actividad desarrollada por la autoridad.

Por último, citar que la sentencia del Tribunal de Cuentas de 23 de julio de 2021, considera que:

• “…aunque tradicionalmente se ha venido admitiendo una determinada flexibilización a la hora de justificar los gastos protocolarios o de representación, ha venido considerando, para que sean admitidos éstos, que es necesario que exista una finalidad pública y no un fin privado. Y que esa funcionalidad quede expresada de alguna manera, por poco formalizada que fuera, en el proceso de justificación del gasto. Es por ello que, aun con el mayor grado de flexibilidad posible, deben constar, al menos, los motivos de dichas salidas de fondos y la identidad y la función que de alguna manera desempeñaron…”

En consecuencia, las limitaciones presupuestarias deben de establecerse por el propio ayuntamiento, pero entendemos que tales gastos podrían incardinarse dentro de los supuestos de protocolo o bien que regulen en los acuerdos o convenios con el personal.

Entendemos que el gasto quedaría debidamente justificado jurídicamente si se contempla, como hemos dicho, en los Convenios o Acuerdo con el personal y también con los gastos de protocolo respecto a las personas que visitan la administración.

Desde el punto de vista de la contabilidad municipal entendemos que debía considerarse como un gasto diverso, puesto que la Orden EHA/3565/2008, de 3 de diciembre, por la que se aprueba la estructura de los presupuestos de las entidades locales, modificada por la Orden HAP/419/2014, de 14 de marzo, contempla en el concepto 226, los Gastos diversos, en los que “se incluirán todos aquellos gastos de naturaleza corriente que no tienen cabida en otros conceptos del Capítulo 2, «Gastos corrientes en bienes y servicios». Se desglosará, entre otros, en los subconceptos siguientes: Subconcepto 226.01. Atenciones protocolarias y representativas.”

Conclusiones

1ª. A los del juicio es conforme con la legalidad la adquisición por parte del ayuntamiento de productos como café leche y agua para su consumo en las dependencias municipales siempre que así esté acordado por el propio ayuntamiento.

2ª. Las limitaciones deben establecerse por el propio ayuntamiento y la justificación debe de indicarse en el acuerdo municipal en el que así se establezca.

3ª. Las cautelas que deben de adoptarse para que el gasto se encuentre debidamente justificado y amparado jurídicamente es que esté acordado previamente por el órgano competente del ayuntamiento.

4ª. Desde el punto de vista de la contabilidad municipal entendemos que lo más apropiado sería su consideración como gastos diversos.