Bigle se ha convertido en una startup que ofrece herramientas tecnológicas a las asesorías jurídicas de empresa. (Imagen: Bigle)
La transformación digital de una asesoría jurídica no espera. A poco tiempo de cumplir los tres años de la aparición de las primeras herramientas de inteligencia artificial (IA) generativa generalista, adoptarlas en las áreas legales se ha convertido en un factor imprescindible para su éxito. Hasta tal punto que los profesionales saben que, para avanzar en la tan necesaria digitalización, deben incluir la IA en su plan de acción. Pero, ante la incesante oleada de proveedores de esta tecnología y la marabunta de información relativa a esta, fijar el camino hacia la digitalización puede resultar complicado.
En mi día a día como consultor de legal operations en Bigle trabajo con departamentos legales de todo tipo de tamaños y condición, más o menos abiertos a la innovación, más o menos avanzados en su digitalización y más o menos lanzados a la experimentación con la IA. Tras decenas de proyectos he encontrado lugares comunes que quiero compartir en este artículo.
En forma de decálogo, recoge las claves actuales para implantar IA en los departamentos legales y despejar el camino hacia la modernización del departamento. En otras palabras, para conseguir resultados medibles, controlar mejor los riesgos y crear una cultura de la digitalización centrada en el negocio, de la mano de la tecnología.
1. Analiza tu empresa y área; que el cambio parta de una estrategia interna
Más allá del análisis inicial tan necesario para marcar el camino a seguir, es más que recomendable probar y experimentar con tecnología, pero centrando el tiro. Empieza a implementar tecnología por los casos de uso más claros, siempre respondiendo a una estrategia. Apuesta por esos quick wins o victorias rápidas, proyectos de rápida implementación e impacto inmediato, que sirvan para liberar tiempo y generen credibilidad en la transformación digital. Selecciona entre tres y cinco casos de uso de alto impacto y baja complejidad como la automatización de NDA (Non Disclosure Agreements, en inglés), contratos de compra estándar o consultas recurrentes, o la implementación de un asistente de IA generativa jurídica, y ya tienes por dónde empezar. Reserva iniciativas más complejas para una segunda ola de novedades.
2. Selecciona un líder del proyecto
Seleccionar el encargado de liderar estos procesos de innovación también es clave: para lograr que los proyectos de innovación prosperen, se debe seleccionar un champion interno o líder de proyecto que actúe como embajador del cambio y encabece los proyectos, al tiempo que promueva la transformación interna del departamento.
3. Fija plazos para el proyecto
La planificación inicial de los proyectos de implementación de tecnología es imprescindible para su éxito. Para ello, se deben definir hitos realistas y asumibles pero, más aún, comprometerse con ellos y cumplirlos. Puede parecer algo obvio, pero para que un proyecto de digitalización prospere, el cumplimiento de los plazos establecidos para su éxito es fundamental. Además de marcar el compromiso con el proyecto, es la manera de dar pasos, de avanzar en la digitalización sin que se estanque.
4. Asigna recursos para el proyecto, humanos, materiales y financieros
Asignar los recursos adecuados es un paso decisivo para que cualquier proyecto de transformación digital o de implementación de IA no se quede en papel mojado. Es necesario definir con claridad qué personas formarán parte del equipo, tanto desde el área legal como aquellos colaboradores en IT o gestión del cambio, y darles un espacio real en su agenda para dedicarse al proyecto. No se trata solo de sumar horas. Es preciso asegurar que cuenten con el conocimiento y la capacidad de tomar decisiones, para avanzar sin bloqueos innecesarios.
Además de los recursos humanos, debes contemplar los materiales y financieros. Disponer de un presupuesto específico evita competir con otras prioridades y garantiza la continuidad del proyecto. Del mismo modo, prever los recursos materiales, como herramientas de colaboración o entornos de prueba, facilita que el equipo trabaje con fluidez y sin fricciones. Asignar recursos es comprometerse con el proyecto, dotarlo de músculo y darle la solidez necesaria para que no dependa de esfuerzos aislados o improvisados.
Libra es el asistente que ha creado Bigle para usar la IA que reduce las alucinaciones. (Imagen: Bigle)
5. Fórmate y colabora con tu proveedor para lograr que todo el equipo se comprometa
La adopción de la tecnología en el departamento legal supera siempre a la mera funcionalidad de las herramientas, porque es el factor humano el que marca la diferencia entre un piloto fallido y una transformación real. Los ya mencionados champions internos deben ayudar a formar al equipo en la tecnología escogida, con el fin de facilitar el uso de la herramienta en el equipo. Del mismo modo, es imprescindible dar con un proveedor abierto a la colaboración, que siga de cerca el proyecto con tu empresa y que se comprometa con su éxito. Las reuniones periódicas de seguimiento y una formación adecuada sobre la herramienta son imprescindibles, al igual que lo son un roadmap claro del proyecto.
Por otra parte, estar atento a las nuevas competencias como el legal prompting y comunicar los beneficios de la tecnología de forma tangible y vinculada al día a día de cada profesional es otra de las claves en este sentido. Al mismo tiempo, reconocer y valorar estas nuevas habilidades implica actualizar perfiles y trayectorias dentro de la función legal, consolidando una cultura en la que la innovación no se percibe como un añadido tecnológico, sino como parte integral de la evolución de la carrera jurídica.
6. Monitorea y facilita el avance de la digitalización
Aunque la idea de monitorear el avance de la digitalización pueda sonar algo abstracta, lo cierto es que existen herramientas para medir el avance de la innovación. Más allá de los KPI (Key Performance Indicators en inglés, de los que hablaré más adelante), imprescindibles para medir el antes y el después de la innovación, es recomendable llevar a cabo reuniones periódicas que permitan revisar el progreso de cada proyecto, identificar desviaciones del mismo y tomar las medidas necesarias para encauzarlo de buena manera.
Para facilitar el avance de la digitalización, mi recomendación es clara: además de promover un ambiente de apertura, colaboración y comunicación abierta en el equipo, trata de que las operaciones del día a día, las funciones del departamento legal sigan adelante, sin pararlo todo por un proyecto de digitalización. Cada paso, despacito y con buena letra.
7. Revisa tus ‘deadlines’
Definir plazos es solo el primer paso. Lo realmente crucial es revisar si se han cumplido y asegurarse de que los aún vigentes siguen siendo realistas y alcanzables. La transformación digital de un área legal suele ser un proceso con múltiples fases y dependencias, lo que implica que las prioridades y ritmos pueden variar. Revisa los deadlines con frecuencia para poder ajustar objetivos intermedios, redistribuir tareas y mantener una hoja de ruta coherente con la capacidad real del equipo.
Esa revisión periódica debe ir acompañada de una comunicación clara y transparente. Cuando se detecta que un plazo debe moverse, es fundamental explicarlo con argumentos basados en datos y no en percepciones subjetivas. Además de generar confianza en los responsables del proyecto, esto también permite alinear expectativas entre la asesoría jurídica, la dirección y cualquier proveedor externo.
8. Controla tus resultados y marca hitos
Legal es un aliado clave para el negocio. Esto es una realidad desde tiempos inmemoriales pero, cuando se trata de cuantificar ese valor, empiezan las dudas y el miedo a ser fiscalizado. Es necesario eliminar esos temores y medir, estableciendo KPI, para dar la vuelta al statu quo y dejar claro que el valor que aporta Legal al negocio es muy elevado. Fija prioridades y mide aspectos clave del ciclo de vida de los contratos, tiempos de respuesta, riesgos mitigados, ahorros y satisfacción del cliente interno. Las compañías buscan la eficiencia en cada resquicio y deben saber que Legal es un área digitalizable. Converge los datos en el relato ejecutivo con la cadencia y visualización adecuadas para poder apostar por la digitalización.
9. Garantiza la seguridad y la privacidad desde el inicio
Legal se caracteriza por la importancia de la información con la que trabaja. Su privacidad y seguridad es imprescindible. Por ello, asegura que las herramientas adquiridas para el departamento legal cuenten con las medidas de seguridad adecuadas a este respecto, que cumplan los más altos estándares de seguridad. En la implementación de estas, segmenta por roles, utiliza el cifrado de datos, asegura que cuente con registros de actividad de los usuarios y con políticas de retención. Prioriza entornos y proveedores que respeten todo esto, que proporcionen la confidencialidad de los datos que requiere Legal, y habilita mecanismos de prevención de fuga de información y tratamiento de información sensible.
10. Apuesta por tecnología integrable
La IA y la automatización deben vivir donde están los usuarios y las decisiones. Esto implica que las aplicaciones de IA se fusionen con el día a día de los abogados. Integrarlas con tu ecosistema de herramientas como ERP, CRM, herramientas de ticketing y suites de productividad para reducir la fricción desde un primer momento. Una buena alternativa es apostar por APIs y conectores estándar.
Como es más que probable que tu empresa avance en varios proyectos de digitalización al mismo tiempo y no solamente en el área legal, la importancia de que aquellos proveedores que elijas sean adaptables es enorme. En este sentido, es recomendable alinear el departamento legal con el de IT para asegurar la compatibilidad de las soluciones escogidas y la viabilidad de los proyectos.
Para finalizar, como punto extra, es importante recordar el mayor activo que poseen los departamentos legales: la mentalidad y la atención al detalle de sus profesionales. Uno de los valores diferenciales del abogado es su mentalidad crítica y, más allá de los resultados obtenidos con la digitalización, esta forma de ser es la clave para que las áreas legales sigan siendo un activo destacado para las compañías.
Avanzar en la tan ansiada y necesaria digitalización del área legal con la IA es un ejercicio de diseño organizativo y de búsqueda de la tecnología adecuada, pero ya hemos visto que también se trata de cuidar los detalles. Cuando el cambio se mide en valor para el negocio, el departamento legal deja de reaccionar y es capaz de empezar a generar impacto y liderar.