Planteamiento

Se solicita el acceso a un expediente de concesión de licencia ambiental, por posible perjudicado en cuanto a la adjudicación del mismo.

El expediente se tramitó parte en papel y parte electrónicamente, dado que durante la tramitación del mismo se puso en marcha la plataforma de tramitación de expedientes.

Nos surgen las siguientes dudas:

– ¿Cómo ha de hacerse el acceso al expediente? ¿Debemos imprimir todos los documentos del expediente electrónico para permitir el acceso al mismo?

– ¿Cómo hacemos para preservar los datos personales en el caso de los documentos electrónicos que son validables mediante CSV?

– ¿Se ha de permitir el acceso al expediente, comprendiendo todos los datos del interesado al que se concedió la licencia?

– ¿En qué plazo se ha de permitir el acceso al expediente al particular que lo ha solicitado?

Respuesta

Entrando en el fondo de las cuestiones, señalemos que el asunto del acceso a la documentación obrante en un expediente urbanístico concluso en el marco de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno -LT- ha sido tratado en innumerables consultas, así, por ejemplo:

– Derecho de acceso a copia de expediente administrativo municipal de licencia de obras por vecino colindante

– Andalucía. ¿Es posible que un vecino conozca el nombre y apellidos del titular de la licencia de obras de la parcela colindante

– Andalucía. Acceso a proyecto de licencia de obras por vecino interesado

– Concesión de acceso y copia de expediente de concesión de licencia urbanística pese a la oposición del titular de la misma

A este respecto, no debe olvidarse la previsión del art. 5.c) del RDLeg 7/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Suelo y Rehabilitación Urbana –TRLSRU-, que reconoce a todos los ciudadanos el derecho de “acceder a la información de que dispongan las Administraciones Públicas sobre la ordenación del territorio, la ordenación urbanística y su evaluación ambiental, así como obtener copia o certificación de las disposiciones o actos administrativos adoptados, en los términos dispuestos por su legislación reguladora”.

A mayor abundamiento, el RDLeg 1/1996, de 12 de abril, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, regularizando, aclarando y armonizando las disposiciones legales vigentes sobre la materia -TRLPI- , incorpora en su art. 31.bisque “No será necesaria autorización del autor cuando una obra se reproduzca, distribuya o comunique públicamente con fines de seguridad pública o para el correcto desarrollo de procedimientos administrativos, judiciales o parlamentarios.”

En palabras de la Exposición de Motivos de la LT, todas las personas son titulares del derecho de acceso a la información pública, y solamente se verá limitado en aquellos casos en que así sea necesario por la propia naturaleza de la información o por su entrada en conflicto con otros intereses protegidos; y, en fin, que, en todo caso, los límites previstos se aplicarán atendiendo a un test de daño (del interés que se salvaguarda con el límite) y de interés público en la divulgación (que en el caso concreto no prevalezca el interés público en la divulgación de la información) y de forma proporcionada y limitada por su objeto y finalidad.

En definitiva, la documentación obrante en un expediente urbanístico para el ejercicio de una actividad sujeta a control ambiental, incluido el proyecto técnico, queda sujeta a un principio de acceso generalizado en virtud de la llamada acción pública, que permite a cualquier ciudadano actuar frente a la misma, y ello habilita también para acceder a la información que se contiene en ella. De esta forma se entiende por la AEPD en su Resolución de 13 de abril de 2007. En ella, al analizar si era posible facilitar datos de una licencia de obras, se concluye que el Ayuntamiento estaba habilitado por ley, en base a la “acción pública”, para facilitar la citada documentación sin obtener el consentimiento del titular, al no contener datos especialmente protegidos por la normativa de protección de datos, refiriéndose a datos de carácter meramente identificativos del titular de la licencia. Ahora bien, ello no empece la obligación municipal de disociar éstos, siendo de aplicación la previsión del art. 15.4 LT, “No será aplicable lo establecido en los apartados anteriores si el acceso se efectúa previa disociación de los datos de carácter personal de modo que se impida la identificación de las personas afectadas”.

Ese derecho de acceso al contenido del expediente de licencia ambiental debe necesariamente conjugarse con la protección de datos de carácter personal, limitación impuesta por el art. 15 LT. A efectos de garantizar el acceso, de forma sencilla y para evitar la ponderación a que se refiere dicha norma, puede atenderse a la regla de la disociación que se expone en el art. 15 LT, en su apartado 4º:

• “4. No será aplicable lo establecido en los apartados anteriores si el acceso se efectúa previa disociación de los datos de carácter personal de modo que se impida la identificación de las personas afectadas.”

De manera específica, dado que se trata de un expediente en el que se está sustanciando el impacto ambiental que supone la actividad, debemos tener en cuenta la aplicación de la Ley 27/2006, de 18 de julio, por la que se regulan los derechos de acceso a la información , de participación pública y de acceso a la justicia en materia de medio ambiente (incorpora las Directivas 2003/4/CE y 2003/35/CE), que regula esa cuestión de manera favorable al solicitante y no sólo en cuanto al acceso a la información sino al formato en el que se debe suministrar. Así, en su art. 10 se indica que cuando se solicite que la información ambiental sea suministrada en una forma o formato determinados, la autoridad pública competente para resolver deberá satisfacer la solicitud a menos que concurra determinadas circunstancias.

En definitiva, partiendo del mandato legal de facilitar la información ambiental en el formato en el que se haya solicitado y, en su defecto, en aquel que mejor cumpla garantía al derecho del solicitante y a la vista de que el expediente se tramitó parte en papel y parte electrónicamente, cabe atender la solicitud, bien imprimiendo todos los documentos del expediente electrónico para permitir el acceso al mismo de manera presencial en las dependencias municipales en las que se ponga de manifiesto la copia en papel, bien, escaneando los documentos generados en papel, capturándolos mediante el sello de órgano en el expediente electrónico con el metadato de copia de un original en papel y poniéndolo de manifiesto al solicitante en la sede electrónica.

Por último, en cuanto al plazo en que hay que dar la información solicitada, es de aplicación el art. 20 LT que dispone:

• “1. La resolución en la que se conceda o deniegue el acceso deberá notificarse al solicitante y a los terceros afectados que así lo hayan solicitado en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud por el órgano competente para resolver.
• Este plazo podrá ampliarse por otro mes en el caso de que el volumen o la complejidad de la información que se solicita así lo hagan necesario y previa notificación al solicitante.”

Conclusiones

1ª. La documentación obrante en un expediente urbanístico para el ejercicio de una actividad sujeta a control ambiental, incluido el proyecto técnico, queda sujeta a un principio de acceso generalizado en virtud de la llamada acción pública, que permite a cualquier ciudadano actuar frente a la misma, y ello habilita también para acceder a la información que se contiene en ella.

2ª. Dicho derecho deriva, tanto de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, como de la Ley 27/2006, de 18 de julio, por la que se regulan los derechos de acceso a la información, de participación pública y de acceso a la justicia en materia de medio ambiente.

3ª. El acceso al proyecto y al resto de documentos que obran en el expediente no está sujeto a límite alguno, si bien debe necesariamente conjugarse con la protección de datos de carácter personal, limitación impuesta por el art. 15 LT, por lo que deben disociarse (borrarse, tacharse, ocultarse).

4ª. Partiendo del mandato legal de facilitar la información ambiental en el formato en el que se haya solicitado y, en su defecto, en aquel que mejor cumpla garantía al derecho del solicitante y a la vista de que el expediente se tramitó parte en papel y parte electrónicamente, cabe atender la solicitud, bien imprimiendo todos los documentos del expediente electrónico para permitir el acceso al mismo de manera presencial en las dependencias municipales en las que se ponga de manifiesto la copia en papel, bien, escaneando los documentos generados en papel, capturándolos mediante el sello de órgano en el expediente electrónico con el metadato de copia de un original en papel y poniéndolo de manifiesto al solicitante en la sede electrónica.

5ª. El plazo en que hay que dar la información solicitada está previsto en el art. 20 LT, máximo de un mes desde la recepción de la solicitud por el órgano competente para resolver, pudiéndose ampliar por otro mes en el caso de que el volumen o la complejidad de la información que se solicita así lo hagan necesario y previa notificación al solicitante.